Thomas Henry

BCIS Kundenreferenz – Thomas Henry GmbH

Arbeitsschritte immer im Auge behalten, keine Frist mehr verpassen, Papier einsparen und problemlos spontan vom Home-Office aus arbeiten – so steigert man neben der Unternehmenseffizienz und Ressourcenschonung auch die Zufriedenheit unter den Mitarbeitern!

Digital statt Analog – So prüft man heute

Einkauf und Logistik sind bei Thomas Henry entscheidende Unternehmensbereiche. Hier fallen tagtäglich eine Vielzahl an Rechnungen an. Diese werden von unterschiedlichen Personen verarbeitet und finden sich auf vielen Schreibtischen wieder. Mit der ELO ECM Suite und ELO Invoice wurde der Papierwust umgewandelt in digitale, transparente Prozesse, die schneller und effektiver geprüft werden können. Mit der Umsetzung in Lockdown-Zeiten konnte BCIS zeigen, dass anspruchsvolle Projekte auch unter widrigen Bedingungen zum Abschluss gebracht werden können.

Barkultur für Berlin und Deutschland

Ein angesagter Drink ohne Thomas Henry? Gar ein Gin-Tonic ohne Thomas Henry? Für Genießer kaum vorstellbar. Von der Berliner Barszene hat sich das Unternehmen – mit seinem Hauptsitz ebenfalls in der Hauptstadt – aufgemacht, ganz Deutschland zu erobern. Und mehr. Auch international ist die Marke mittlerweile als der Filler für Gin positioniert. Das starke Wachstum des Unternehmens führte zu einem Nachholbedarf in Sachen Transparenz und Digitalisierung und schließlich zu ELO. Dies hat man bei Thomas Henry zuerst im Bereich Produktion/Logistik erkannt. Hier wurde und wird ein Großteil der Eingangsrechnungen verarbeitet, um besser und effektiver werden.

Ordnung auf dem Schreibtisch

Viele Partner, viele Vorgänge, viele Rechnungen. Dieser Kreislauf erzeugte eine Menge an Papier, das über analoge Postfächer verteilt wurde. Und je mehr Wachstum, desto schlechter nachvollziehbar waren bestimmte Prozesse. Was liegt auf welchem Schreibtisch? Welche Freigabe muss noch wo eingeholt werden? Fragen, die gemeinsam mit transparenten Prüfungsprozessen und klar definierten Eskalationsstufen mit ELO Invoice, der ECM Suite sowie dem Implementierungs-Knowhow von BCIS beantwortet werden sollten. Und schließlich wissen, was an welcher Stelle wichtig ist und GoBD-konform archivieren – darauf kam es an. Besonders war zudem noch der Zeitraum des Projekts: Mitten in die Corona-Krise hinein.

VOR der Zusammenarbeit:

NACH der Zusammenarbeit:

• Unübersichtliche Zettelwirtschaft

• Unnötige Kosten durch Fristüberschreitungen

• Unterlagen gehen im Tagesgeschäft verloren

• Unübersichtliche Zettelwirtschaft

• Strukturierte Ablage

• Automatische Erinnerung an Fristen

• Übersicht über alle Arbeitsschritte

• Sicher und bequem von zu Hause arbeiten

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

BCIS half dabei, endlich die volle Übersicht zu bekommen. Auch die Lockdown-Zeit konnte das Projekt nur bremsen, nicht stoppen. Maßnahmen wurden angepasst und die Testphase verlängerte sich. Am Ende aber wurde das Ziel erreicht: Die digitalisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und der Rechnungsprüfungsprozess. Zentrale Elemente, die mittels ELO Invoice umgesetzt wurden. Alle Mitarbeiter von Thomas Henry können nun mit wenigen Klicks alle notwendigen Informationen abrufen. Dank der ELO ECM Suite ein einfacher und sehr schneller Vorgang; inklusive eines exzellenten digitalen Archivs.

Der Nutzen: Verständlich und verlässlich

Wesentlich bei der Vielzahl an Prozessen und der beteiligten Personen bei Thomas Henry ist die Bedienbarkeit. So konnte durch die intuitive Benutzerführung der eingesetzten ELO-Produkte hier schnell eine Lösung durch BCIS präsentiert werden, die alle Benutzerinnen und Benutzer mitnimmt und die verstanden wird. So prüft man in Berlin nun schneller bei gleichzeitig transparenteren Vorgängen. Ebenso wichtig wie die Software selbst: Die Begleitung des Projekts durch einen festen Ansprechpartner bei BCIS. Welcher den offenen Dialog beherrscht und auch die Fragen von Nicht-IT-Profis versteht. Das Gesamtpaket bringt den Erfolg.