BCIS Kundenreferenz – Klinikum LippstadtDigitale Personalakte speziell für Kliniken
„Der besondere Mehrwert von ELO HR für Kliniken liegt darin, dass die Lösung vom Anwender für den Anwender entwickelt wurde. Durch die aktive Mitwirkung der Personalabteilungen im Krankenhausumfeld konnte ein System geschaffen werden, das sich konsequent an den realen Arbeitsabläufen orientiert. Dadurch wird ein hoher Praxisbezug erreicht, der in dieser Form bislang einzigartig ist.“
Hendrik Meinert, stellvertretender Personalleiter
Klinikum Lippstadt
Das Dreifaltigkeits-Hospital in Lippstadt, das Evangelische Krankenhaus Lippstadt und das Marien-Hospital in Erwitte bilden gemeinsam das Klinikum Lippstadt – Christliches Krankenhaus. Mit insgesamt rund 700 Betten und etwa 2.500 Mitarbeitenden stellt es einen wichtigen Gesundheitsversorger für die Stadt Lippstadt und die umliegende Region dar. Das Klinikum bietet ein breites medizinisches Leistungsspektrum und vereint die Kompetenz der drei Standorte.
Digitale Personalakten mit ELO HR speziell für Kliniken
Mit ELO HR für Kliniken wurde erstmals eine digitale HR-Lösung speziell für die Anforderungen von Personalabteilungen in Krankenhäusern entwickelt. In enger Zusammenarbeit mit den Anwendern entstand eine praxisorientierte Anwendung, die sich von herkömmlichen HR-Systemen deutlich unterscheidet.
Die von BCIS entwickelte Lösung auf Basis von ELO ECM ist explizit auf die Wünsche der Anwender eingegangen und konnte Lösungen zu den Problemstellungen und Anforderungen in der Lösung integrieren. Damit ist eine Verwaltungssoftware als digitale Plattform entstanden, die sämtliche personalrelevanten Dokumente und Prozesse im Klinik-Alltag abbildet und aktiv unterstützt.
Praxisnähe durch Mitgestaltung der Anwender
Der besondere Mehrwert von ELO HR für Kliniken liegt darin, dass die Lösung vom Anwender für den Anwender entwickelt wurde. Durch die aktive Mitwirkung der Personalabteilungen im Krankenhausumfeld konnte ein System geschaffen werden, das sich konsequent an den realen Arbeitsabläufen orientiert. Dadurch wird ein hoher Praxisbezug erreicht, der in dieser Form bislang einzigartig ist.
Ganzheitliche Unterstützung über den gesamten Mitarbeiterzyklus
Im Gegensatz zu vergleichbaren Lösungen endet der Funktionsumfang nicht bei der Einstellung neuer Mitarbeitender. Das System begleitet die Personalabteilung über den gesamten Mitarbeiterzyklus hinweg. Dazu zählen unter anderem:
- Vertragsänderungen bei Anpassung des Stellenumfangs,
- Versetzungen innerhalb des Klinikverbundes,
- Unterbrechungen und Abwesenheiten, die durch standardisierte Berechnungsdateien aus der Quick-Zone präzise und transparent abgebildet werden.
Alle Vorgänge werden digital bearbeitet und in der elektronischen Personalakte dokumentiert. Erfassungsdokumente können in die laufende oder zukünftige Entgeltabrechnung abgelegt werden und stehen jederzeit nachvollziehbar zur Verfügung.
Transparenz, Übersicht und Fehlervermeidung
Besondere Unterstützung bietet das integrierten Dashboard. Es ermöglicht eine detaillierte Übersicht pro Abteilung, erleichtert den Vergleich von Mitarbeitenden und hilft, Entscheidungsprozesse fundiert vorzubereiten und beschleunigt die Aktensuche. Angepasste Aufgabenansichten sorgen dafür, dass die Personalsachbearbeiter jederzeit den Überblick über alle versandten Dokumente behalten – insbesondere über Unterlagen, deren Rücklauf von den Mitarbeitenden noch aussteht.
Darüber hinaus stellt das System durch vordefinierte Vorlagen und Metadaten beim Anlegen neuer Personalakten eine enorme Zeitersparnis sicher. Gleichzeitig werden Eingabefehler deutlich reduziert. Auch Standardtabellen für Buchungszuordnungen wie Dienstarten, Kostenstellen oder Berufsgruppenschlüssel tragen zur Qualitätssicherung bei und entlasten die Sachbearbeitenden spürbar.
Die Mitarbeiterkommunikation innerhalb des Teams wurde durch den Einsatz des Feeds deutlich verbessert und transparenter gestaltet. Es müssen keine zusätzlichen Mails mehr abgelegt werden und die Informationen werden direkt bei der Aktenansicht sichtbar.
Effizienz im On- und Offboarding
Ein besonderer Fokus liegt auf dem On- und Offboarding-Prozess, der in Krankenhäusern durch zahlreiche Schnittstellen und Formalitäten geprägt ist.
- Standardisierte E-Mails können direkt aus ELO heraus erstellt und versendet werden, was eine schnelle und einheitliche Kommunikation ermöglicht.
- Ein täglicher „Newsletter“ benachrichtigt die wichtigsten Stellen über anstehende Ein- und Austritte und gibt die wichtigsten Informationen mit, die beispielsweise die IT für das Anlegen des Users benötigt.
- Checklisten stellen sicher, dass alle relevanten Unterlagen, Zugänge und organisatorischen Punkte systematisch erfasst und abgearbeitet werden. Dies sorgt für reibungslose Abläufe, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Perspektive: Ausbau mit ELO Recuriting – Bewerbermanagement
Als nächster Ausbauschritt ist die Einführung von ELO Recruiting geplant. Damit wird der HR-Prozess künftig bereits bei der Ausschreibung und Bewerbung beginnen. Ziel ist es, alle Daten von Anfang an in einer Softwarelösung zu bündeln. Dies verhindert Doppelerfassungen, erhöht die Datenqualität und schafft eine durchgängige Prozesskette – von der Bewerbung bis zum Austritt.
Fazit
ELO HR speziell für Kliniken ist eine maßgeschneiderte Lösung für digitale Personalakten in Kliniken und Krankenhäusern. Sie verbindet Praxisnähe, Prozesssicherheit und Effizienz auf einzigartige Weise. Durch die aktive Mitgestaltung der Anwender bietet das System Antworten auf die spezifischen Herausforderungen im Klinikumfeld und trägt wesentlich zur Entlastung der Personalverantwortlichen bei.
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