Ziel der ELOprofessional Einführung beim Dürener Service Betrieb DSB war ein automatisierter Digitalisierungs- und Archivierungsprozess, die Reduzierung des administrativen Aufwand und der schnelle Zugriff auf Daten und Dokumente.
Der Dürener Service Betrieb (DSB) hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1993 zu einem „Komplettanbieter“ von kommunalen und privaten Dienstleistungen entwickelt.
Mit seinen 400 Mitarbeitern bietet der Betrieb mittlerweile ein Leistungsspektrum von 8 Servicebereichen mit u.a. Straßenreinigung, Abfallentsorgung und Forstwesen sowie den Betrieb des Städtischen Hallenbades und die gesamte Straßenbeleuchtung von Düren.
Maßgeschneiderte Lösung von BCIS
Da man die über Jahre angesammelten Dokumente wie z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Wiegescheine der LKW oder auch Personalakten mit der Zeit nur schwer überblicken konnte und sich die Aktenschränke im Archiv stets ausweiteten, benötigten der DSB eine professionelle und trotzdem leicht umsetzbare Dokumenten Management Lösung. Zusammen mit BCIS erarbeitete man eine individuell konfigurierte DMS Softwarelösung mit ELOprofessional und erzielte somit bis zu 80% Platzersparnis und übersichtliche ELO Archivstrukturen.
BCIS entwickelt mit DSB eine individuell auf die DSB Anforderungen abgestimmte Lösung Zusammen mit dem das Projekt betreuenden BCIS Consultant wurde für DSB eine individuell konfigurierte ELOprofessional Lösung zur automatischen Dokumenten-Digitalisierung und Archivierung entwickelt. Ein sich anschließender, 2-tägiger ELO Strategie Workshop diente DSB als ideale Einführung in das Thema Dokumenten Management mit ELOprofessional sowie die Umsetzung. Die Mitarbeiter konnten sich intensiv mit dem Thema beschäftigen und gemeinsam für das Unternehmen eine effiziente Konfiguration erarbeiten. Wichtig hierbei war, dass die Dokumente via Barcode eingescannt, abgelegt und in der ELO Archivstruktur übersichtlich aufbewahrt werden. Die implementierte Schnittstelle ermöglicht einen flexiblen und schnellen Zugriff auf die archivierten Dokumente. Nach der Installation von ELOprofessional wurden die angehenden ELO Administratoren des DSB durch den verantwortlichen BCIS Consultant intensiv geschult und somit optimal mit dem zukünftigen ELO System und technischen Details vertraut gemacht.
Fazit
„Durch Integration des neuen Vertragsmanagements in ELOprofessional konnten wir die Forderung gemäß rechtssicherer Organisation zur Führung eines einheitlichen Vertragsmanagements mit entsprechender Terminüberwachung vollkommen erfüllen.“, Ralf May, Leiter EDV / Fuhrparkverwaltung des DSB.